2.2 КРАТКОСРОЧНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ
Курс по soft skills
Спустимся на уровень ниже и поговорим о неделях и днях. Тут тоже есть несколько трюков.
Если вы определились с ценностями и долгосрочными планами, можно переходить к тактике. В этом уроке обсудим, как выбирать задачи, структурировать свой день и не терять фокус. Узнаем, что такое «инбокс» и «правило трех».
Структура плана
Инбокс
Начните с разбора всех проектов, задач, хвостов и идей которые у вас есть. Выпишите все задачи, которые стоят перед вами в ближайшей перспективе, от рабочих обязанностей, до домашних дел. Заведите для этого отдельный блокнот или приложение — это ваш так называемый инбокс, ящик входящих задач.
Нам нравится приложения Evernote, Bear и Google Keep, в них удобная система работы с заметками и задачами. Вы можете выбрать любое, можете найти свое или остаться на бумаге и завести простой блокнот.
Вносите в инбокс все задачи, которые появляются и убирайте выполненные. Два ключевых принципа — содержать ящик входящих в пустоте и не браться за задачи, которые не прошли через него. Да, это подразумевает фиксацию вообще всех задач. Надо подготовить пару слайдов для презентации — сначала в инбокс, потом браться. Надо купить хлеб — та же последовательность. Учитесь фиксировать все задачи, даже самые маленькие и незначительные. Это поможет не терять важное и трезво оценивать объем сделанной работы.
Хотите узнать больше?
Общая схема методологии «Как привести дела в порядок», в ней тоже есть инбокс, проверка по приоритетам и срочности, анализ ресурсов и возможность делегировать задачи
Приоритеты
Здесь мы возвращаемся к прошлому уроку — все выписанные задачи нужно распределить по степени важности и срочности. Таким образом, сразу можно будет вычеркнуть часть из них, если поймете, например, что они откровенно тащат вас в третий квадрат.

После распределения по квадратам определите, в каком порядке браться за задачи. Если делать все правильно, то исходить стоит из важности задачи, а не из срочности. Первое время срочность, скорее всего, будет основным критерием определения порядка выполнения задач, это нормально. Чтобы бороться с этим, приучите себя задавать много вопросов.

Если задача пришла от начальства или от коллеги, уточните, ради чего ее делать и почему именно сейчас. На практике 90% задач сформулированы некорректно и имеют неадекватный срок. Это тоже нормально — помните про то, что мы переоцениваем количество часов в сутках, но недооцениваем количество дней в квартале.

Еще полезно спросить у себя, с чего важнее всего начать вам. Это может быть какая-то сложная или неприятная задача, после которой вы почувствуете себя лучше. Или рутинная задача, которая настроит на рабочий лад. Или просто дело, которое из-за обстоятельств стало срочным. Хороший трюк, который помогает не браться за все подряд — отложите все задачи, которые пришли сегодня, на завтра. Если сегодня утром была планерка и вас забросали задачами или на учебе получили задание на месяц — возьмитесь за все это завтра. Оставьте сегодня делам из сегодня.
Хотите узнать больше?
Есть целая книга про стратегическое откладывание на потом, она называется «Сделай ее завтра», ее написал Марк Форстер. Посмотрите выжимку из нее на русском.
Привязка ко времени
Здесь все просто — прочная структура дня состоит не только из списка последовательных задач, но и из промежутков времени под каждую задачу. Руководствуйтесь понятием «слоты»: временные отрезки в час-полтора, за которые получится сделать средних размеров задачу.
Не расписывайте день минута в минуту. Это верный способ разочароваться в своих способностях следовать расписанию.
Ваши слоты могут быть разных видов: маленькие, средние и большие, для разных задач. Но лучше зафиксировать длительность слота и измерять ими величину задач. Например, пусть маленькая задача — это полчаса, ваш слот, тогда большая задача — это три слота подряд. И не забудьте про отдых и промежутки, не нужно ставить слоты стык в стык, оставьте пустыми 15 минут времени между подходами к работе.

Фиксация задач по времени помогает по двум причинам. Во-первых, закон Паркинсона гласит: «Работа заполняет все отведенное на нее время». Так что если не поставить ограничение на первую задачу, то она может растянуться на весь день и сломать план. Во-вторых, это вопрос дисциплины, последовательности и преследования всех целей, которые перед вами стоят. В привязке ко времени также указывайте ресурсы, которые вам понадобятся: книги, люди, инструменты. А после выполнения крупных задач символически вознаграждайте себя — под это тоже надо отвести время.

В итоге на изначально обозначенный срок у вас получится конкретный список задач. Основанный на всех целях, которые перед вами стоят, ваших стратегических и тактических приоритетах, еще с привязкой ко времени исполнения. Резюмируя:
1
Фиксируем все задачи в инбоксе
2
Ставим приоритеты под задачи
3
Выделяем время для каждой задачи.
Все, что в не попало в инбокс, не получило необходимый приоритет или время, делать не надо. Это ваш закрытый список задач, на все новое смело говорите «завтра».
Практические советы
Гибкость
Выше определен некий идеальный трехступенчатый план. На практике жесткая структура бывает неустойчива, и на первых порах приходится подстраиваться под обстоятельства. Обсудим, как добавить гибкости своей системе краткосрочного планирования.

Основа — жесткие встречи или дела, привязанные ко времени. Они составляют скелет дня (что, впрочем, не мешает концепции работать и без них). Они должны быть вынесены в планировщик и фиксироваться там регулярно. Второй компонент плана дня — список задач. Рекомендуем на 1 день записывать не больше 5−6 задач, особенно пока вы еще не очень четко понимаете особенности собственной системы управления временем.
Три первых по приоритету дела нужно сделать обязательно, это ваш план минимум. Все остальное — повод дополнительно себя похвалить. Так вы не перегрузите день и добавите гибкость: есть время — сделаете больше, нет — самое важное уже сделано.
Есть даже «правило трех», его придумал Крис Бэйли, автор книги «Мой продуктивный год». По правилу трех, каждый день в приоритете может быть не больше трех задач. Нам однозначность кажется слабой стороной любой системы — если успеваете удерживать в приоритете больше, не стесняйтесь ставить больше трех задач в день, но хотя бы три должны быть выполнены.
Хотите узнать больше?
Прочие задачи заполняют промежутки между жесткими встречами и делами с однозначным сроком. Но не забывайте про промежутки или буферные зоны на случай сдвига планов и форс-мажоров. Еще советуем заранее продумать, чем заняться в дороге или в очереди. В день этих кусочков бессознательного простоя набегает довольно много, и они помогут вам закрывать важные дела. Если в транспорте сложно концентрироваться — не беда, попробуйте начать с чтения книг. Используйте ценность «пустого часа» — если отменилась встреча или по каким-то причинам есть свободные полчаса-час, посвятите их себе и качественному отдыху.

Таким образом, мы добавляем в план гибкости — вне зависимости от того, как будут разворачиваться обстоятельства, мы обезопасили свои основные цели и обеспечили себе прогресс. Теперь к полученному плану надо добавить качественную реализацию и результативность.
Схема элементов краткосрочного планирования
Результативность
Трезво оценивайте свои силы, особенно если вы плохо себя чувствуете, за окном плохая погода или вы знаете, что сегодня нужно уйти с работы или учебы пораньше. Как ни крути, именно концентрация и умение выбирать важное и отказываться от второстепенного — основа вашего успеха. Распыляясь на слишком многое, вы не сможете достичь мастерства ни в чем. Фокус, фокус, еще раз фокус — кажется, именно в этом секрет. Сверяйтесь со списком дел хотя бы пару раз в день, например, утром и за обедом.

Систематизируйте повторяющиеся процессы. Если раз за разом вы отправляете одинаковое электронное письмо, каждый день пишете пост в блог, придумываете темы для эссе — найдите способ систематизировать и организовать эту деятельность. Инструкции, подходящее программное обеспечение, подходы проектного менеджмента, даже изучение горячих клавиш высвобождают время, уходящее на однотипные части этих задач. Автоматизация и делегирование рутины — очень полезный навык.

Откажитесь от неважного
, не забивайте свой список дел вещами из списков дел коллег и друзей, если они не просят помочь и подумайте, от чего можно отказаться. Ваше время — невосполнимый ресурс, сыграйте роль стратегического консультанта для самого себя и распределите его правильно. Важно не только то, что мы делаем, но и то, что мы осознанно не делаем.

Собирайте задачи в контексты и делегируйте — передавайте их другим. Собирая похожие задачи, вы точно так же, как и при систематизации, освобождаете временные ресурсы, а делегируя — переходите на новый уровень управления своим временем. Далеко не всегда за выполнение работы придется платить — есть люди, которым просто нравится делать то, что вы хотите им поручить.

Но есть и простой способ делегировать — оплатить потраченное время деньгами. Рекомендуем изучить сайты YouDo и Profi.ru. На них можно искать исполнителей для каждодневных задач или помощников для срочных и важных дел. На YouDo помогут перевезти мебель, расшифровать аудиозапись в текст, сделать перевод с английского, сходить в магазин. На Profi.ru найдется репетитор по фортепиано, сантехник с хорошими отзывами, компьютерный мастер или ремонтный бригадир с рабочими и портфолио готовых интерьеров.

Планируйте отдых. Думать, что личная эффективность нужна для того, чтобы забить все время работой, — неверно. Ваше здоровье, физическое и умственное, требует ежедневного внимания, и планирование здесь — лучший способ не запустить ситуацию.

Именно эти стратегии помогают «работать не много, а с умом», «work smarter, not harder». Встроив и прочувствовав все, вы обнаружите, что добиваетесь больших результатов, работая меньше. А ведь это как раз то, к чему мы стремимся.
Ключевые мысли урока
1
Введите инбокс задач: записывайте все, что вам нужно сделать и не держите задачи в голове.
2
Опирайтесь на приоритеты и держите фокус. Не набирайте новых задач, если сегодня уже есть чем заняться — отложите их на завтра.
3
Задача без срока рискует никогда не пойти в работу. Придумайте внутренний дедлайн для личных задач.
4
Следите за результатами и планируйте отдых.
Домашнее задание
1
Продолжим работу над собственной системой планирования. Составьте план на неделю и день исходя из принципов, изложенных выше. Для первого инбокса можете использовать Excel, который завели в домашнем задании прошлого урока.

Напоминаем, что подготовка плана состоит из трех частей: изучение инбокса, приоритизация и выделение слотов времени.
2
Учитесь сразу строить жесткий план и говорить «завтра» неожиданным задачам. За следующую неделю скажите «завтра» хотя бы на 5 входящих задач, по одной каждый будний день.