3.2 ИНСТРУМЕНТЫ ПРОДУКТИВНОСТИ
Курс по soft skills
Три авторских лайфхака, проверенных опытом: утренняя рутина, борьба со стрессом и аджайл имени себя.
Поговорим о нескольких инструментах, которые помогают сосредоточиться и настроить себя на нужный лад в начале дня и на рабочем месте. Их нужно внедрять тогда, когда все остальное уже на месте: если у вас есть долгосрочное видение, хороший план и список дел на сегодня, тогда от этих практик будет только лучше. Если четкого видения пока нет, сосредоточьтесь на материале предыдущих уроков.
Утренняя рутина
Несколько слов про начало дня
Одна из самых важных привычек — ваша утренняя рутина. Она определяет, как пройдет весь ваш день. Если начать его с правильной последовательности действий, потом будет проще. У американских военных есть правило — начинать день с тщательного заправления кровати. Это маленькое, но важное достижение, после него проще делать другие «маленькие, но важные вещи», из которых в итоге складывается результат.

Кто-то проводит 15 минут в медитации. Кто-то пишет 750 слов каждое утро, поток мысли, а после выкидывает эти три страницы. Кто-то спит до последнего момента — у всех свои методики (или их отсутствие) для повышения дневной работоспособности. Мы предлагаем очень простой: 7 минут времени, бумага, ручка.
Хотите узнать больше?
Американская писательница и коуч Данетта Мэй собирает на своем сайте утренние рутины друзей, коллег и просто людей из интернета, их уже больше 300. Доступно только на английском.
Не стоит делать это сразу после подъeма или вспоминать об этом в обед. Лучше всего найти семь минут между тем, как вы прибываете на работу или учeбу и тем, когда все начинается. Фойе, балкон, переговорная, читальный зал — подойдет любое спокойное место. Плюс, с собой нужно взять то, чем писать и на чeм писать. Изливать свои мысли на бумагу — проверенный и полезный способ работать с собственным временем, мыслями, настроением, бизнесом и чем угодно ещe. Но тут необязателен стильный блокнот или дневник. Начать можно и с обычной бумажки.
Пример рутины на 7 минут
1
Первая минута, надо расслабиться.
Даже не нужно медитации, только прочистите голову. А то как всегда, назойливый телефон в одной руке, планшет в другой. Минуту стоит подумать о том, где вы и кто вы в данный момент. Сосредоточьтесь на окружающем пространстве и постарайтесь не думать больше ни о чeм другом.
2
Вторая минута, дыхание.
Мы все боремся со стрессом по-разному, но дыхательные упражнения — проверенный способ немного успокоить голову, сердце и душу. Подышим минуту, чтобы настроиться на правильную волну и сфокусироваться. Да и вообще, следить за дыханием полезно, как полезно и приучить себя дышать правильно.
3
Минуты 3−6, теперь пишите.
Никто не требует объeма или самоцензуры, просто выливайте на бумагу идеи, мысли которые вертятся в вашей голове перед началом трудового дня. Если нет мыслей, попробуйте что-нибудь нарисовать. Или обсудить с самим собой что-то, что неожиданно мелькнeт в сознании. Никаких ограничений, кроме времени. После первых двух минут с содержанием не должно быть проблем.
4
Последняя минута, самоконтроль.
Быстро осмотрите то, что успели написать за три минуты. Из этого сумбура надо выхватить одну мысль, которая визуально или эмоционально больше остальных и задуматься над ней. Может, это окажется главной задачей на сегодня. Обдумать эту «центральную» идею — заглянуть в себя сегодняшнего и подумать, что с этим делать. С каждым днем такой анализ должен быть всe увлекательнее.
Вот и все. Идея 7 минут, которые, при ежедневном повторении (включая выходные), оказывают серьезное влияние на ваше отношение к событиям вокруг. И это проще, чем пытаться заставить себя делать зарядку, пить стакан воды сразу после пробуждения или не откладывать будильник. Начните с такого маленького дела — и переходите к следующим, уже побольше.
Антистресс-привычки
Стрессу время
К сожалению, прекратить все переживания не так-то просто: не существует «выключателя», который убирал бы все нежелательные волнения, освобождая разум для более позитивных и продуктивных вещей. Стресс — результат ошибок планирования. Причем как ваших ошибок, так и тех, с кем вы работаете или учитесь, не нужно каждый раз винить только себя.

Попробуйте выделить для стресса отдельное время. Вы можете предугадать, что в некоторые дни предстоит волноваться гораздо больше: важные совещания, экзамены или походы к зубному. Вместо того, чтобы позволять стрессу в эти дни контролировать ваши мысли целиком, выделите время под то, чтобы обуздать волнение. Звучит дико, но с должной степенью самоконтроля это получится осуществить.
Стресс — это нормально. Вряд ли у вас получится избавиться от стресса полностью, лучше постарайтесь перевести стресс в разряд контролируемых и рациональных переживаний, тогда он будет вызывать меньше проблем.
Выберите свободный слот времени, до этого момента блокируйте мысли о важных событиях — переключайтесь и напоминайте себе, что ещe обязательно попереживаете. Когда время настанет — смело дайте волю эмоциям, выплесните весь накопившийся негатив и двигайтесь дальше. Исследования показывают, что подобные практики помогают освободить сознание от тяжелых мыслей и сделать более продуктивным.
Примеры привычек
Большинство людей переживают по разному поводу одновременно: это логично, ведь одна проблема тянет за собой в твою голову другую, и в итоге всe оказывается взаимосвязано. Стресс проникает повсеместно, не давая расслабиться ни на секунду.
Получается бесконечный замкнутый круг: переживаете дома из-за работы → на работе переживаете из-за сложившейся ситуации дома + о проблемах на работе → снежный ком продолжает расти.
Когда такое случается, составьте список из всех беспокоящих вас вещей. Это поможет уменьшить стресс по двум причинам. Во-первых, это позволит лицом к лицу взглянуть на собственные проблемы, что, обычно бывает необходимо для их решения (быть может, при детальном рассмотрении несколько из них превратятся в одно целое, а с одним противником бороться легче, чем с десятком). Во-вторых, все волнения превращаются в надписи на бумаге, приобретая вполне чeткую физическую и пространственную категорию. В вашей голове они были необъятных форм и угрожающих размеров, а теперь это всего лишь написанные слова. Со словами справится легче, чем с воображаемыми тревожными образами.

Попробуйте медитацию.
Для того чтобы медитация была эффективной, необходимо практиковаться в спокойном состоянии. Уделяйте этому несколько минут, когда вы не чувствуешь волнения и никто не может вас отвлечь. Сконцентрируйтесь на собственном теле и ощущениях в разных его частях. Отмечайте изменения в теле во время вдоха и выхода. В голову постоянно будут закрадываться мысли, это нормально и не нужно пытаться от них избавиться. Просто каждый раз, когда замечаете, что мозг «уплыл», мягко возвращайте его на место.

Займитесь спортом. Физические нагрузки провоцируют организм вырабатывать серотонин, который снижает стресс и позволяет вам чувствовать себя гораздо лучше на протяжении всего дня. Поэтому вполне логично, что в рамках борьбы со стрессом заниматься спортом имеет смысл утром, в начале дня. Однако, если позволяют обстоятельства, вы смело можете выйти на пробежку и посреди дня, если у вас скопилось достаточно тревожных мыслей, чтобы мешать эффективной деятельности.
Персональный канбан
Немного теории
Дословно «канбан» переводится с японского как сигнальная карточка, вывеска или рекламный щит. В общем смысле канбан — способ структурировать и визуализировать процесс, исторически производственный, но на самом деле любой. Пару слов про связь с аджайл, чтобы лишний раз не запутаться.

Аджайл — это философия, способ мысли. Суть — быть самостоятельным, открытым, гибким и быстрым, постоянно экспериментировать и тестировать, собирать обратную связь, стремится эффективно делать крутые, нужные и хорошо работающие вещи. А ещe нет начальников, так что каждый отвечает за результат. И вообще люди — самое важное. А когда люди хорошо работают, получаются сильные результаты.

В аджайле много скопировано или адаптировано из идей, которые придумали в Тойоте ещe в 50-х. А там придумали бережливое производство, систему «точно в срок», канбан и ещe много всего. Канбан — один из методов работы, согласующихся с аджайл. Как и скрам, например, но скрам и канбан — разные методы работы.
Канбан лучше всего подходит для организации небольших команд, включая команду из одного человека. Этот метод позволяет визуализировать все свои рабочие процессы, вести прозрачное планирование, не терять задачи и находить затруднительные места, чтобы потом от них избавляться.
Основа метода — доска, на которой все проекты разделены на этапы-столбики, а каждая задача представлена ровно одной карточкой. Первый столбик — бэклог — это список вообще всех ваших задач. В предыдущих уроках мы оперировали понятием инбокс — это примерно то же самое. Когда приступаете к задаче, возьмите карточку из бэклога и перемещайте из одного в столбика в другой, пока не дойдете до столбика «выполнено».

Самый простой вариант — это разделение работы на ту, которую вы планируете начать (столбик «план на сегодня»), ту, которую ты уже делаете (столбик «в работе»), и ту, которую вы завершили (столбик «выполнено»). Этапов может быть сколько угодно, а задачи могут сильно различаться по масштабам. Но если у вас много однородных задач, в которых вы четко представляете этапы — канбан впишется идеально. В остальных случаях он тоже подойдeт, просто в базовой форме («надо» — «в работе» — «сделано»). Главное — честная и полная визуализация течения вашей работы.
Как выглядит доска
Можете использовать доску, на которой пишут фломастерами, грифельную доску, доску для объявлений, блокнот, дверь холодильника, компьютер. Удобный онлайн-инструмент — Трелло. Вот одна из наших досок, она отображает процесс написания траекторий (это инструкции по открытию бизнеса), в ней много этапов и на один скриншот еe не уместить:
Скриншот нашей доски в Трелло [1]
Наши этапы: Бэклог тем → Есть исполнитель → Есть эксперты → Первый драфт → Согласование → Второй драфт → Согласование → Доработка → Оформление → Вeрстка → Готово. У каждой карточки (в идеале) должен быть срок и исполнитель, во вложениях — ссылка на драфт.
Скриншот нашей доски в Трелло [2]
Как правильно работать с доской
Eсть несколько рекомендаций, которые позволят использовать канбан наиболее эффективно.

1. Визуализируйте всю свою работу и не держите в голове никаких задач.
2. Выписывайте всe на листочки, размещайте на доски или заводите карточки в Трелло. Можно создать несколько разных досок для всех проектов и вести общую «надо» — «в работе» — «сделано».
3. Установите строгие правила относительно количества задач «в работе».
Например, не более пяти за день, не более одной за раз. Заранее определите те задачи, над которыми нужно работать сегодня и не берите никаких сверху. В течение дня не переходите к новой, пока не разберетесь со старой.
4. Заведите архив — свалку выполненных задач, столбик после последнего столбика.
Он поможет сравнивать, сколько успеваете за каждый день. Постепенно вы научитесь определять свою дневную производительность, ставить себе на день более реалистичные цели.
5. Устанавливайте сроки для задач, долгосрочные разбивайте на промежуточные и устанавливайте дедлайны для каждой. В Трелло можно настроить оповещения о скором окончании срока. Так точно ничего не потеряется и не забудется.

6. Пользуйтесь разными цветами и формами для отражения определенных типов информации. Яркий цвет или необычная форма ваших листочков поможет привлечь внимание к приоритетным задачам или «не засовывать в дальний ящик» дела, которыми не очень хочется заниматься.
Совет о количестве задач
Не стоит пытаться вместить как можно больший объем работы в график, лучше добиваться качественной работы, плавно перетекающей из колонки «бэклог» в колонку «сделано». Преимущество персонального канбана в том, что он основан на активном рациональном действии — «тяни» — то есть человек берет новую работу и «тянет» листочек в колонку «в работе» только тогда, когда у него есть для этого возможность и предыдущие задания выполнены.

В этом случае есть ясность и контроль над ситуацией, позволяющие принимать обоснованные решения. Если же вас «толкают», вы находитесь в «темноте», у вас нет выбора. Большинство людей страдает от того, что им «заталкивают» работу, независимо от степени их занятости.

Персональный канбан позволяет окружающим увидеть, что вы уже и так заняты «выше крыши», и дает вам право обоснованно отказаться от дополнительной работы, не получая при этом ярлык лентяя. Так что последний совет — отправьте коллегам ссылку на свою доску в Трелло или добавьте туда их. Если у вас настоящая доска, а не виртуальная, повесьте ее на видном месте.
Жизнь есть балансирование между порядком и хаосом. Не стройте строгих планов, пока вы не располагаете всей необходимой информацией. Наши действия сегодня определяют наши возможности выбора завтра. «Тяните» и не поддавайтесь «толчкам», но будьте к ним готовы.
Ключевые мысли урока
1
Утренняя рутина — мощный инструмент, который помогает настроиться с самого утра. Достаточно зафиксировать список дел на 5−7 минут и повторять его каждый день.
2
Стресс — это нормально. С ним можно попробовать совладать разными способами: выделите для волнения отдельное время, выпишите все причины стресса на листок бумаги, попробуйте медитацию или спорт.
3
Подход к своему рабочему месту по канбан помогает структурировать рабочий процесс. У всех задач появится три состояния: инбокс, в работе и сделано.
4
Доска по канбан — хороший инструмент визуализации. Предложите своим коллегам вести общую или заводите доски для отдельных проектов и добавляйте туда тех, с кем работаете.
Домашнее задание
1
Выделите в расписании 10 минут каждое утро на рутину. Необязательно совершать именно вышеописанные ритуал, это лишь рекомендация, которая работает для нас. Может быть, вам будет проще просто походить и глубоко подышать или сделать пару упражнений, чтобы разогнать кровь.

Две ключевых рекомендации:


  1. Не берите на себя сразу слишком много. Если ты последние 5 лет с трудом встаете в 8 утра, глупо ожидать, что вот завтра-то уж точно получиться встать в 6 и пойти на пробежку. Это так не работает.
  2. Утренняя рутина должна быть направлена внутрь, а не на взаимодействие с миром или работой. Проверка почты или твиттера сразу после пробуждения — не считается. Так что составьте свою рутину из 3−5 действий на 10 минут утром. И в бой.
2
Вам необходимо выписать все текущие и предстоящие задачи (хотя бы по какому-то одному проекту), выделить для них несколько состояний или этапов и таким образом организовать свой рабочий процесс по канбан. В идеальном случае потребуется доска или хотя бы лист бумаги, хотя никто не запрещает использовать онлайн инструменты.