3.1 КАК БОЛЬШЕ УСПЕВАТЬ
Курс по soft skills
Мы научились мыслить, искать ценности и строить планы, составлять списки дел на день. Пора действовать.
У продуктивности две больших проблемы — имитация деятельности и прокрастинация. Первое — следствие неидеального планирования и стремления взяться за все дела разом. Второе — от недостатка мотивации и осознанности. Еще придется договориться с одной Обезьянкой и Монстром.
Имитация
Синдром занятости
Иногда бывает ощущение, что в сутках недостаточно часов. Мы всегда в постоянной спешке и все равно еле-еле успеваем. Может показаться, что постоянно занятые люди делают очень много, но это не всегда так. Факт в том, что занятой не значит продуктивный. То, что кто-то постоянно выполняет некие задачи не значит, что это приближает его к одной из приоритетных целей.
Занятые люди
Много целей, всегда говорят «да», толком не вникнув в задачу. Всегда работают.
Продуктивные люди
Несколько приоритетов. Либо говорят «нет», либо думают и взвешивают все за и против, прежде чем согласиться.
Брюс Ли как-то сказал: «впитывай полезное, отсекай бесполезное». Секрет успеха не в повседневном увеличении количества дел, а в повседневном их уменьшении. Простота — высшая ступень мастерства. Это значит, что чем меньше у вас забот, тем яснее ваше видение, тем креативнее и продуктивнее вы будете работать. Если вы будете соглашаться выполнить любую просьбу, ваше расписание наполнится задачами, которые не приблизят вас к достижению собственных целей, успеху и независимости.

Продуктивные люди научились хлопать дверью перед лицом сторонних дел и отвлекающих факторов. Существует так называемый закон 80 на 20. В экономике он значит, что основная часть выручки приходит от сравнительно небольшой доли клиентской базы: 80% доходов от 20 или меньше процентов клиентов. И, с другой стороны, 80% проблем бизнеса и головной боли возникают из-за 20% самых сложных клиентов. Поэтому в теории отказ от работы с самыми трудными клиентами приведёт к большему успеху и освободит место для более важных дел.
Хотите узнать больше?
Правило 80/20, оно же закон Паретто — закономерность, которая парадоксальным образом применима во всех сферах жизни, это подтверждено статистикой. Про закон Паретто хорошая статья на русской Википедии
Продуктивные люди сами устанавливают себе воображаемые дедлайны, потому что работа всегда занимает все время, что вы позволяете ей занять, мы уже коснулись этого в предыдущем уроке. Если поставить цель без видимого дедлайна, она будет только отдаляться. Устанавливая придуманный срок, вы заставляете себя действовать сразу.
Творческий беспорядок
Если вас легко отвлечь, то следует найти способ сделать рабочую обстановку располагающей к продуктивной работе. Выберите рабочее место и обустройте его так, чтобы все важные вещи были под рукой, а само место было удобным. Если для выполнения простой задачи требуется слишком много действий — то это как раз та самая симуляция бурной деятельности. Держите под рукой инструменты, которые часто используете, активно внедряйте горячие клавиши, подготовьте шаблоны. Всеми силами отыщите способ превратить свое «рабочее место» в «продуктивное место».
Пока вы работаете над главными задачами в течение дня, отключите телефон, не проверяйте почту и избавьтесь от уведомлений из социальных сетей. Это самая банальная вещь, которую можно сделать — но невероятно действенная.
Не произойдет ничего страшного, если вы подключитесь к беседе с друзьями на пару часов позже или почитаете письма перед сном, а не как только получите.
Самые продуктивные люди — те, кто регулярно отдыхает и находит время для себя. Вы не сможете оставаться сфокусированным и продуктивным без перерывов и здорового ночного сна, которые помогут восстановить силы.

Продуктивные люди не ругают себя, когда что-то идет не так. Когда вы фокусируетесь на самом главном, какие-то события или дела вполне могут пройти мимо. Вы можете упустить какое-то сообщение или звонок, но если это было необходимо, чтобы оставаться в фокусе, это того стоит.
Мультизадачность
Мультизадачность — неграмотный подход к работе, вредная привычка и кратчайший путь на тёмную сторону. На первый взгляд, логично измерять свою продуктивность в количестве дел, но важно только то, приближают ли они вас к целям, что записаны в плане. Если нет — эти дела ничего не стоят. Разберём возможные негативные последствия мультизадачности, главные триггеры подобного поведения и инструменты, которые помогут сфокусироваться.

Когда мы выполняем любую, даже мелкую задачу (проверка почты, ответ на текстовое сообщение, остроумный твит), наш мозг получает порцию дофамина — гормона удовольствия. Мозг обожает его, поэтому мы продолжаем переключаться между мелкими задачами, утоляя жажду сиюминутного удовольствия. Это приведет к прокрастинации, о ней мы поговорим чуть позже.
Хотите узнать больше?
Почитайте исследование, в котором пагубный эффект мультизадачности на интеллект сравнивают с последствиями бессонницы или хронической зависимости от марихуаны.
Мультизадачность также увеличивает производство кортизола — гормона стресса. Постоянное переключение между задачами увеличивает стресс и утомляет, оставляя вас опустошенными, даже если рабочий день едва начался. Это логично: чем больше у вас задач, тем меньше времени и, следовательно, внимания будет доставаться каждой из них. Если мультизадачность станет хронической проблемой, то ваши результаты сильно пострадают.

Обычно главный инициатор подобного поведения — почтовый ящик. Всё начинается с позыва написать ответный имейл коллеге одновременно с работой над важными документами, а в итоге вы оказываетесь втянуты в удаление спама, чтение рассылок, вереницы бессмысленных переписок и согласований.
Установите определенные временные промежутки для проверки почты в течение дня, например, по 15 минут утром и в конце рабочего дня.
Еще хуже с SMS и социальными сетями. Уведомления на смартфоне требуют безотлагательной проверки, завязываются диалоги, в итоге для совмещения приятного с полезным в браузере на рабочем компьютере открывается вкладка с Вконтакте или Фэйсбуком, внимание рассеивается.
Выключите уведомления на телефоне и установите время для проверки накопившихся сообщений, например, 15 минут после обеда.
Последний важный триггер — самоуверенность и проблемы с оценкой задач. Вы начинаете вычитывать договор, звонить клиентам и рисовать презентацию одновременно, в итоге в конце дня у вас три плохо выполненных или незавершенных дела. Признайтесь, что стараться быть Цезарем невыгодно. Вспомните про правило трех. Три обязательные задачи в день должны быть цельными и самостоятельными: так вы исключите возможность перехода в режим мультизадачности. Когда правило трёх войдёт в привычку, попробуйте применить его к неделе или к месяцу: оставьте ключевой принцип, увеличивая масштаб задач.
Прокрастинация
Суть проблемы
Прокрастинация (procrastination — задержка, откладывание; от лат. crastinus — завтра и лат. pro — на), в психологии — склонность к постоянному откладыванию важных и срочных дел, приводящая к жизненным проблемам и болезненным психологическим эффектам. Самый логичный совет — избегайте прокрастинации. К сожалению, прокрастинация не опционально, это редко наш осознанный выбор и почти никогда — осознанно желаемый выбор. Толстые люди не могут избежать переедания, депрессивные люди — апатии, склонные к прокрастинации — откладывать все на потом.
Чтобы лучше объяснить, как рождается прокрастинация, воспользуемся концепциями журналиста Тима Урбана. Он ведет блог WaitButWhy, в котором много пишет о том, как жить полной жизнью, заниматься тем, что нравится, не откладывая все на потом и не думая, что о тебе говорят другие. Тим, среди прочего, придумал три интересные сущности.
Первый — это The Rational Decision Maker, Рациональный приниматель решений. По сути, это вы сами, а, точнее, лучшее, что есть в вашем разуме. Персонаж, который должен всегда находится за штурвалом корабля: он проактивно настроен, критически мыслит, планирует с конца, приоритезирует, держит в голове три важных вещи в день. Он принимает правильные решения и заставляет вас работать, думает о будущем и о ваших долгосрочных целях.

Второй — это The Instant Gratification Monkey, Обезьянка мгновенного удовольствия. Она думает только о настоящем, игнорирует уроки прошлого и вообще не берёт в расчёт будущее, концентрируясь лишь на том, чтобы максимально облегчить себе жизнь в данный момент, получая как можно больше удовольствия. Это персонаж, который символизирует стремление нашего мозга к дофамину: выполнение маленьких задачек и развлечения быстро приносят нам удовлетворение от чувства завершенности и в организме появляется допамин.
Как Приниматель решений и Обезьянка начинают работу
Когда дофамин доходит до мозга, то превращает его в наркомана: вы не можете остановиться и смотрите весь сериал до конца за одну ночь, хотя хотели посмотреть пару серий. Или моете всю посуду, а заодно и полы, вместо того, чтобы готовиться к экзамену, хотя просто хотели на минуту отвлечься. Обезьянка очень опасна, если надолго оставлять ее за рулем: вы ничего не успеете и будете прокрастинировать весь день, наслаждаясь моментальными выбросами дофамина.
Как Приниматель решений и Обезьянка пускаются в круиз по океанам прокрастинации
Последний персонаж — это The Panic Monster, Монстр паники. Это персонаж, который символизирует страх перед сроком задачи, перед дедлайном. Он возникает из ниоткуда в последнюю ночь перед сдачей работы и заставляет вас сидеть 10 часов подряд и проявлять чудеса усидчивости. Дело в том, что монстр — единственное, что может прогнать обезьянку, она его очень боится. Но он всегда приходит слишком поздно. В итоге вы доводите задачи до конца с большим усилием воли, устаете и не высыпаетесь, неэффективно тратите время и силы.
Когда подходит дедлайн, Монстр ставит все на свои места
В мире Обезьянки все давно ясно — если вы едите, когда голодны, спите, когда устали, и не занимаетесь ничем сложным, то вы достаточно успешно справитесь и с Обезьянкой за рулем. Но проблема прокрастинатора в том, что он живет в мире людей, а в нашем мире штурман из Обезьянки — никакой.
Конечно, жить так не стоит. И даже для тех прокрастинаторов, которые обычно доводят дела до конца под гнетом Монстра паники, нужно что-то менять.

Во-первых, это очень изматывает. Слишком много бесценного времени прокрастинаторов тратится на бессмысленные занятия или сиюминутные развлечения. Это время они могли бы провести отдыхая, просто заслужив его, просто выстроив жизнь по логичному графику. Паника — плохой мотиватор и плохо влияет на организм в долгосрочной перспективе.

Во-вторых, прокрастинатор продает себя дешево.
Он заканчивает тем, что достигает куда меньше, чем мог бы, не использует свой потенциал и наполняет себя сожалением и самокопанием.

В третьих, «надо сделать» еще могут происходить, а вот «хочу-сделать», скорее всего, нет.
Даже если вы прокрастинатор, который по счастливой случайности входит в группу тех, чей Монстр паники на работе постоянно бодрствует и вы успеваете сделать все, то большинство остальных сфер вашей жизни — спорт, еда, игра на гитаре, чтение книг — по этим вопросам Монстр паники вас лишний раз трогать не будет. И недостаток в этих пунктах в итоге приведёт к тому, что вы так и останетесь с ворохом долгов самим себе и нереализованным долгосрочным видением.
Хотите узнать больше?
Посмотрите ТЕД Тима Урбана про прокрастинацию, там есть про всех этих персонажей и еще много интересного, он есть с русской озвучкой
Подходы к борьбе
У прокрастинатора есть отвратительная привычка, которая граничит с зависимостью, — позволять Обезьянке одерживать верх. Он всегда имеет намерение взять ее под контроль, но из раза в раз прибегает к одним и тем же методам, которые точно не работают. И глубоко внутри он знает, что Обезьянка победит. Он стремится к переменам, но шаблон его поведения абсолютно не меняется. Проблема в в том, что он очень неуверен в себе, и когда речь заходит об этой стороне жизни, он позволяет себе стать рабом, занимаясь самобичеванием и жалея себя.

Проблема прокрастинатора лежит глубоко и требуется нечто большее, чем «быть более дисциплинированным» или «исправлять плохие привычки», чтобы изменить то, как он живет. Корень всех проблем закопан в его подходе к жизни и делам, и менять надо именно их. Есть два компонента, из которых складывается возможность достигать результатов здоровым и эффективным путем: планирование и «делание».

Давайте начнем с простого, это планирование, о нем мы говорили в прошлых уроках. Прокрастинаторы любят планировать просто по той причине, что планирование не предполагает каких-то конкретных действий, а действия — криптонит прокрастинатора. В момент планирования он довольно грубыми мазками, не вдаваясь в детали и подробности, создает список, который не оставляет ему шансов что-то реально сделать. Такой список только заставляет смеяться Обезьянку Мгновенного Удовольствия.
Напомним, что ключ к качественному планированию, которые имеет шансы на жизнь: первичность жизненных целей и приоритетов над сиюминутными задачами и мнением, навязанным извне. Либо же, если присутствуют срочные задания, то они пойдут вперед всех, и расправиться с ними нужно достаточно оперативно, чтобы перейти к важным (прокрастинаторы обожают использовать срочные задания как оправдания, чтобы отложить важные). Эффективное планирование делает из неприглядных и сложных заданий выполнимые.
Мы все знаем, что такое неприглядное задание. Расплывчатое и туманное, в котором непонятно, с какого конца зайти и как из него выкручиваться или где получить хотя бы какие-то ответы. В таких случаях вспоминайте критерии SMART и добивайтесь хороших формулировок для задач.

Самая сложная часть в «делании» — сесть и начать. Как пишет Тим Урбан, необходимо пройти через Критический вход. Это подразумевает отрыв от всей ерунды и источников отвлечения и совершение первого шага. И это действительно самая сложная часть, здесь Обезьянка будет особенно сильно сопротивляться. Обезьянка просто ненавидит прекращать развлекаться, чтобы сделать что-то тяжёлое, так что тут придётся быть особенно сильным.

Работа — это скучно и тяжело, она всегда начнется с препятствий. Может быть, во время пробежки вы начали бежать в гору, может быть, Excel требует от вас формулы, с которой вы абсолютно не знаком, может, слова песни, которую вы пишете, не складываются в стих.
К счастью, прогресс на любых заданиях вызывает приятные чувства и выброс дофамина. Чем сложнее были первые препятствия, тем приятнее их преодолеть.
Обезьянка Мгновенного Вознаграждения пополняет силы из вашей низкой самооценки, но когда вы чувствуете приливы удовлетворения собой, Обезьянка находит Банан Высокой Самооценки. Не то, чтобы он совсем ее нейтрализует, но точно отвлекает на какое-то время, так что у вас появляется реальный шанс побороть прокрастинацию.

Рано или поздно в любой задаче наступает переломный момент — все начинает получаться, вы уже понимаете, как решить задачу, видите на пять шагов вперед, находите свой темп и Обезьянка вдруг оказывается на вашей стороне.

Преодолеть Переломный момент не так уж и просто, но прокрастинацию еще более мучительной делает то, что у Обезьянки Мгновенного Вознаграждения очень короткая память. Даже если вы были невероятно продуктивны в понедельник, начав то же самое задание во вторник, вам снова придется пробираться через препятствия и переманивать Обезьянку на свою сторону. Вот несколько советов о том, как сделать это чуть быстрее в следующий раз, когда вы почувствуете, что отдаете штурвал Обезьянке:
Поощряйте любую стороннюю поддержку.
Расскажите кому-нибудь из друзей или семьи о целях, к которым ты стремишься, и попросите следить за вами.
Создайте искусственного Монстра Паники, если его пока нет
Вспомните про технику искусственного дедлайна, задайте себе внутренний срок и зафиксируйте перед глазами.
Свяжите себя обязательствами
Внестие невозвратный депозит за занятия, которые хотите посетить, или оплатите сразу годовой абонемент на фитнес. Это не поможет сразу, но с мыслью о том, что как минимум одно препятствие уже позади, вам, возможно, будет легче включиться в работу.
Импровизируйте
Помните, что вы хозяин своей жизни и сами решаете, насколько эффективно и комфортно будете работать.
Для удержания фокуса во время рабочего дня отлично подойдет знаменитая система Помодоро. Суть: 25 минут работы над одной задачей, не отвлекаясь, затем 5 минут отдыха, и так весь день. Время на рабочие сессии можно засекать прямо в браузере. Количество сессий на задачу не ограничено, главное — держать фокус на чём-то одном все 25 минут.
Ключевые мысли урока
1
Избегайте самообмана: занятость не значит продуктивность. Продуктивные люди не спешат, но успевают, спят ночами, но сдают работу вовремя.
2
Избегайте мультизадачности. Лучше целиком погрузиться в одну задачу, чем распыляться на десять. Если статистические исследования, которые подтверждают, что мультизадачность мешает продуктивности.
3
Учитесь договариваться со своей Обезьянкой Мгновенного Удовольствия. Смелее начинайте большие и сложные задачи, избавляйтесь от отвлекающих факторов, просите близких и друзей следить за вашим прогрессом, выдумывайте себе дедлайны.
Домашнее задание
1
Выберите рабочий день и засеките, сколько времени уходит на отвлекающие факторы: смс, мессенджеры, социальные сети, перекуры. Посчитайте, сколько в процентах от рабочего дня вы потеряли.
2
Оцените свои рабочие процессы. Насколько они эффективны, какие из рутинных задач за компьютером можно перенести на горячие клавиши, для каких задач можно создать шаблоны? Автоматизируйте или делегируйте 10% задач на следующей неделе.
3
Разбейте рабочее время на 30-минутные промежутки и в конце каждого ставьте оценку от 1 до 5, насколько продуктивны, а не просто заняты, вы были в это время. Подведите итоги в конце недели и выделите дни, в которые возникли проблемы. Проанализируйте причины.
4
Повторите эксперимент с засеканием времени, потраченного на отвлекающие факторы через неделю и проанализируйте, изменилось ли ваше отношение к работе и времени после 2 и 3 упражнений.