КУРС ПО УПРАВЛЕНИЮ ПРОЕКТАМИ
Урок 4. Постановка задач и контроль. Практика
Изучим два стандарта для организации работы в проекте — PRINCE2 и Scrum. Разберемся, почему они так популярны и в каких ситуациях их удобно применить.
Мы уже познакомились с принципами командной работы, теперь перейдем к практике. Чтобы задачи выполнялись в срок, вам нужно выбрать какую-то систему контроля: определить правила, по которым исполнители ведут работу и отчитываются о результатах. С такой системой проектный лидер сможет поставить делегирование на поток и сосредоточиться на развитии проекта, а не на микроменеджменте.
Начнем!
Вася выбирает систему для управления
Вася научился делегировать и постепенно проблем с передачей задач стало меньше. Участники команды клуба дебатов хорошо представляют, чем им предстоит заниматься в ближайшее время и почему это важно. Каждый из них уделяет большое внимание общению с Васей: для проекта он центр коммуникаций и ресурсов.

Вася стал замечать, что главная сложность в работе — контроль за выполнением задач и переход проекта на новую стадию. Например, несколько раз случались ситуации, когда маркетолог и ивент-менеджеры качественно отрабатывали свои задачи перед мероприятием, а тренеры по дебатам готовились слабо. В итоге в клубе проходили занятия, на которые собирались ученики, но не получали никакой полезной практики.

Чтобы обеспечить равномерное качество работы над задачами, Вася хочет строить проект по структуре. Он планирует выбрать готовую систему контроля за задачами, которую применяют в реальных проектах, и адаптировать ее у себя.

Вася может адаптировать под клуб систему проектного менеджмента из IT. Там работают небольшими командами, чаще всего по гибким методологиям. Но пока Вася не имеет опыта в построении гибких систем. Поэтому он ищет примеры в зарубежных статьях и выбирает систему, где много лишних и непонятных этапов, например, составление ТЗ или тестирование. Участники команды теряются и не понимают, куда движется проект.

Вася может взять систему из учебника по менеджменту. Там все расписано поэтапно и очень подробно, поэтому проблем с внедрением не будет. Но такие методы рассчитаны на большие команды, которые занимаются строительными или инфраструктурными проектами. В клубе станут тратить слишком много времени на чрезмерно подробное описание задач.

Чтобы подобрать систему контроля, Васе нужно изучить несколько альтернатив и примерно расписать, как будет выстроена работа клуба в каждом из методов. Тогда у него получится сравнить варианты и выбрать самый удобный.
Поможем Васе
Системы контроля проектных задач
Каскадная модель и гибкая модель
В предыдущей части курса мы уже обсуждали разницу между каскадным и итерационным подходами в проектном управлении. Каскадный подход подразумевает строгую очерёдность действий. Работая по этой системе, вы получаете результат, только завершив все этапы. Движение итерациями — это переход от одного цикла к другому. В конце каждого цикла мы получаем прообраз результата, который дорабатываем во время следующей итерации.

В качестве примера линейных моделей работы мы изучали метод критического пути, модель PERT и диаграмму Гантта. В качестве примера гибкой методологии изучили основные принципы Agile: борд, сторипоинты, беклог, спринт. Кратко напомним о ключевых различиях.
Каскадная модель

  • Четкое представление о бюджете и сроках до старта проекта.

  • Предсказуемое распределение ресурсов во время работы.

  • Независимость процессов: разработка не начнётся без дизайна и аналитики, каждый процесс может выполнить отдельный подрядчик.

  • Фокус на проекте: главное, чтобы все процессы прошли эффективно, завершились вовремя и затратили предсказуемое количество ресурсов.
Гибкая модель

  • Возможность менять требования к проекту в любое время.

  • Быстрый результат — прототип или минимально рабочая версия. Но к концу проекта результат может измениться до неузнаваемости.

  • Ошибки на всех стадиях проекта быстро выявляются на тестировании. Обратную связь от заинтересованных лиц можно внести на любом этапе.

  • Фокус на продукте: главное, чтобы все работало и результат принёс пользу вне зависимости от изначальных требований.
Дополнительный материал
Чтобы продолжить повторение темы о гибких и каскадных проектных методологиях, изучите статью «Agile или Waterfall» на vc.ru. В статье более детально разбирают сильные и слабые стороны классических методологий каждого из двух типов.
На практике чистые каскадные системы редко используют для небольших и непредсказуемых проектов: они просто неэффективны. Планирование занимает больше времени, чем реализация задач. Если ваш бюджет ограничен, членов команды можно пересчитать по пальцам, а первые задачи сводятся к тому, чтобы организовать рабочий процесс, вам нужны комбинированные или гибкие системы. В этом уроке мы познакомимся с двумя: PRINCE2 и Scrum.
Проверим себя
Выберите черты каскадной модели
Как правило, наоборот. Быстрый результат — черта гибкой модели
Правильно
Да, в каскадной модели процессы разделены и могут, например, выполняться разными подрядчиками
Правильно. Выверенные процессы — характерная черта каскадной модели
Дальше
Проверить
Двигаемся дальше
Выберите верное утверждение
Верно
Как правило, это не так. Лучше подойдут гибкие
Это неверное утверждение. Диаграмма Гантта — это про каскадные.
Дальше
Проверить
Двигаемся дальше
0
Гибкие и комбинированные методологии можно применять и работая в одиночку, и в небольшой команде. С ними будет проще следить за работой, если вы пока не уверены, какой именно результат будет нужен.
Еще раз
Повторили. Можно приступать
PRINCE2
PRINCE2 была изобретена в Великобритании в 1989 году. Название этой системы — это акроним словосочетания PRojects IN Controlled Environments, то есть Проекты в контролируемой среде. PRINCE2 — гибридная форма управления проектом, которая сочетает в себе элементы каскадного подхода с концентрацией на качестве продукта, присущей гибким методологиям.

PRINCE2 применяют в разных сферах: от межгосударственных инициатив ООН до разработки в IT-компаниях. Эта система управления подходит к любой индустрии, потому что в ней не так много строгих правил. К тому же в методологии допускается и приветствуется адаптация PRINCE2 под конкретный проект.
Подготовка
PRINCE2 — это свод рекомендаций, которые помогают лидеру проекта принимать осознанные решения, взвешивать факты, тщательно планировать работу и не забывать об экономической целесообразности. Если в Agile фокус команды направлен на быстрый результат, в PRINCE2 — на то, чтобы совершить как можно меньше лишних действий и выполнить поставленные требования, оставаясь в бюджете.

Перед началом работы по PRINCE2 лидеру проекта нужно провести подготовку. Она состоит в описании трёх аспектов проекта: бизнеса, продукта и ресурсов. Чтобы провести подготовку по трём направлениям, ответьте на вопросы:
Бизнес-аспект
Принесет ли этот проект выгоду?
Потребительский аспект
Какой нужен продукт, чтобы принести выгоду?
Ресурсный аспект
Достаточно ли у нас ресурсов, чтобы произвести продукт и выполнить поставленные задачи?
Результатом подготовки будет экономическое обоснование проекта. Это описание причин, из-за которых ваш проект будет нести больше выгоды, чем тратить ресурсов. Чтобы создать детальное экономическое обоснование, вам потребуется провести анализ затрат и составить прогноз доходов. Но в случае работы с небольшой командой в некоммерческом проекте сконцентрируйтесь на нематериальной выгоде и ресурсах: сэкономленном и потраченном времени людей, получением новых знаний.
Экономическое обоснование складывается из трех элементов: описания бизнеса, потребителей и ресурсов
А можно на примере?
Допустим, вы студент-биолог и хотите создать проект — компанию, которая будет заниматься проведением экскурсий по музеям для школьников. Вы уверены, что сегодняшние стандарты музейных экскурсий давно устарели. Чтобы привлекать молодёжь на выставки и заниматься популяризацией науки, нужен новый подход. А именно: короткие и веселые программы, которые молодые экскурсоводы будут читать доступным языком. Вам интересно в будущем превратить это в бизнес и получать деньги, но пока вы хотите провести серию экскурсий бесплатно, в тестовом режиме.

Вам потребуется несколько человек: двое экскурсоводов, которые согласятся помочь и провести несколько программ по разным музеям, а также специалист по раскрутке событий в социальных сетях. План такой: вложиться в рекламу во Вконтакте и Фейсбуке, привлечь аудиторию бесплатными программами, а в следующий раз предложить платные услуги.

Чтобы создать экономическое обоснование, рассмотрим три аспекта проекта по PRINCE2.
Бизнес-аспект
Проект принесет выгоду: расскажет школьникам о том, как много интересных научных экспонатов они обычно пропускают в музеях из-за скучных экскурсий. Семьи будут платить за экскурсии, чтобы повысить уровень эрудиции детей.
Потребительский аспект
Продукт: короткие экскурсионные программы для детей живым и доступным языком.
Ресурсный аспект
Ресурсы, которые у нас есть: знания студента биологии о естественных науках и музеях с качественной экспозицией.

Ресурсы, которые нужно привлечь: человеко-часы экскурсоводов и маркетолога, затраты на рекламу.
Проанализируем результаты
Экономическое обоснование выглядит неудачно с точки зрения финансов: требуются денежные ресурсы для раскрутки, хотя получение прибыли пока не гарантировано. С другой стороны, если посмотреть на качество пользы и потенциальный охват аудитории, проект выглядит перспективным. Он повысит качество дополнительного образования, предложит альтернативу традиционным форматам посещения музея, привлечёт интерес детей к науке.

Если проект выглядит экономически обоснованным без учета финансовых факторов, его разумно сделать полностью некоммерческим. Например, в принципе отказаться от получения денег со стороны посетителей и трат на раскрутку. Вместо этого можно обратиться в администрацию музеев, предложить им выгодный с точки зрения социальной значимости проект экскурсий и получить поддержку. Музеи помогут привлечь людей через свои каналы, а мы создадим продукт с минимальными финансовыми затратами.
Подготовка экономического обоснования по PRINCE2 поможет Васе найти проблемные места в стратегии развития дебатного клуба
Кто участвует в команде PRINCE2?
Роли
В проекте по PRINCE2 присутствуют 7 ролей. Это избыточная детализация обязанностей и прав, если у вас небольшая команда, поэтому часто в проектах часть ролей объединяют. Мы коротко рассмотрим задачи всех 7 ролей в проекте, а затем обсудим, какие роли можно совместить, если масштаб небольшой. Так вы сможете самостоятельно выбрать, какие роли потребуется реализовать в вашем проекте.

  • Заказчик — это тот, кто платит за выполнение проекта или просто ставит задачи и принимает работу, если речь о некоммерческом проекте.

  • Пользователь — это человек, который будет пользоваться результатами проекта, например, вашим продуктом. Также пользователи — это те, на кого повлияют результаты ваше работы. Например, организация, которая будет учиться выполнять похожие проекты на примере вашего. В некоторых проектах заказчик и пользователь могут быть совмещены: представлены одним человеком или компанией.

  • Поставщик — специалист, который привносит в проект свою экспертизу и опыт. Например, помогает планировать работу, производить результат, обеспечивает вас ресурсами.

  • Менеджер проекта — это лидер команды, ответственный за организацию работы по проекту и контроль за выполнением задач. Он формирует команду, занимается планированием, следит за сроками и качеством.

  • Проектные группы — это участники команды, которые занимаются прикладными задачами. Например, отделы внутри компаний — это проектные группы. В каждой группе есть руководитель, который отчитывается менеджеру проекта.

  • Администратор проекта — это человек или проектная группа. Администратор организует совещания, занимается документацией и следит за тем, чтобы коммуникация внутри проектных команд была прозрачной и эффективной. В небольших проектах менеджер проекта берёт на себя обязанности администратор
    Перейдем к последней роли
    Последняя роль по PRINCE2 — Совет проекта, иногда ее называют Управляющим комитетом. Это составная роль, которая в крупных проектах отходит к группе из заказчиков, пользователей и поставщиков. Совет наблюдает за работой в проекте, оценивает риски, экономическую целесообразность и надежность проекта.
    В некоторых проектах Совет — это третья сторона, которую используют только для проверок и аудита. В таких проектах Совет выполняет те же функции, просто состоит из привлеченных экспертов и не задействует заказчиков, пользователей и поставщиков.
    Задачи Cовета проекта
    Заказчик занимается анализом трат и результативности, оценивает рентабельность проекта.
    Пользователь следит за тем, чтобы продукт удовлетворял первоначальным требованиям.
    Поставщик следит за качеством экспертизы и решений. Он убеждается в том, что проект предлагает реальный и практически применимый результат.
    Проверим себя
    Сколько аспектов нужно рассмотреть, чтобы составить экономическое обоснование по PRINCE2?
    Таких аспектов нет
    Верно
    Прибыльность — лишний аспект
    Дальше
    Проверить
    Двигаемся дальше
    Какие задачи у Совета проекта по PRINCE2?
    Не совсем. По PRINCE2 это задачи менеджера.
    Верно
    Нет, по PRINCE2 это задачи поставщика
    Дальше
    Проверить
    Двигаемся дальше
    0
    Благодаря экономическому обоснованию, разделению ответственности по ролям и наличию совета, работа по PRINCE2 всегда под контролем сразу нескольких групп. Это снижает риск ошибки.
    Еще раз
    Идем дальше
    Процесс
    У PRINCE2 нет внутренних отличительных инструментов, как у Agile. Это общий подход к работе, который регламентирует роли участников команды и стадии развития проекта, и никак не ограничивает лидера в выборе инструментов. Например, можно провести оценку времени, которое уйдёт на проект, по методу PERT, а сложность задач оценить в сторипоинтах. Единственное ограничение, которое есть у PRINCE2 на уровне процессов — отсутствие итераций. Работа по PRINCE2 проходит по заранее размеченным стадиям.

    У проекта по PRINCE2 столько же стадий, сколько ролей — 7 штук:
    1
    Начало проекта
    На данном этапе назначается менеджер проекта и определяются общие требования к характеристикам продукта, составляет описание. Здесь же формируется Совет проекта.
    2
    Управление проектом
    Совет проекта проверяет и оценивает описание проекта, чтобы проверить его экономическую целесообразность. Совет проекта решает, что необходимо сделать, чтобы выполнить проект.
    3
    Инициация проекта
    На этом этапе менеджер проекта составляет план проекта по стадиям. Стадии могут длиться разное количество времени, но они должны следовать строго друг за другом, как в каскадном методе.
    4
    Контроль стадии
    Даже в идеальных условиях во время реализации проекта результат может не совпадать с плановым. На этапе контроля менеджер сверяет результаты стадии с плановыми, выявляет перерасход ресурсов. Если отклонения больше допустимых, менеджер сообщает об этом Совету проекта.
    5
    Управление производством продукта
    Процесс управления созданием продукта представляет собой взаимодействие менеджера проекта и руководителей проектных команд. Менеджер делегирует ответственность и полномочия, а руководители отчитываются о проделанной работе.
    6
    Управление границами стадии
    В ходе данного процесса менеджер проекта предоставляет Совету всю необходимую информацию для оценки результатов пройденной стадии и принятия решения о переходе на следующую стадию. Если Совет не готов продвигать проект дальше, команды возвращаются в начало стадии и доделывают работу.
    7
    Завершение проекта
    Цель завершения — подтвердить, что продукт проекта принят Советом или проект больше не может принести ничего полезного.
    Схема этапов работы и задач трех основных ролей по PRINCE2
    Вернемся к примеру
    Превратив ваш проект по проведению экскурсий в некоммерческий, вы сможете собрать Совет проекта из представителей музея, в котором пройдут первые программы. Семь стадий по PRINCE2 можно спланировать так:
    Начало проекта
    Обращаемся за поддержкой в музей, формируем Совет проекта из музейных работников и кураторов выставок. Описываем первые экскурсионные программы: длительность, экспозицию, целевую аудиторию.
    Управление проектом
    Составляем экономическое обоснование проекта и обсуждаем его с Советом. Музей подсказывает, с чего начать и как адаптировать наши экскурсии к ближайшим сезонным выставкам.
    Инициация проекта
    Делим проект на стадии: подготовка экскурсии, проведение экскурсии, анализ результатов.
    Контроль стадии
    Проходит первая стадия, подводятся итоги: удалось ли провести подготовку по плану. Например, если не получилось в срок распечатать раздатку для посетителей, сообщаем Совету и разбираемся, как решить проблему.
    Управление производством продукта
    Общение с Советом и есть форма контроля за производством продукта. Если бы мы пригласили дополнительного человека в качестве менеджера, то проследили бы, чтобы он отчитывался Совету.
    Управление границами стадии
    Если подготовка завершена, обращаемся к Совету и вместе решаем, можно ли переходить на следующую стадию и проводить экскурсию.
    Завершение проекта
    После нескольких стадий, поочерёдно согласованных с Советом, проект подходит к концу. Обсуждаем итоги и выясняем: смогли ли мы донести пользу или требуется сделать что-то ещё.
    Дополнительный материал
    Изучите обзорную статью о PRINCE2 в блоге компании Wrike. Помимо ролей и процесса там обсуждают типы документов, которые проектные менеджеры обычно готовят во время подготовки к работе по PRINCE2.

    Преимущества PRINCE2

    • Наличие подробного описания ролей и распределения ответственности;
    • Акцент на продукте и результате;
    • Фокус на экономической целесообразности;
    • Последовательность проектной работы: переход от стадии к стадии регламентирован и требует одобрения Совета.

    Слабые стороны PRINCE2

    • Отсутствие итераций;
    • Необходимость согласовывать все важные решения с Советом проекта;
    • Отсутствие рекомендаций по использованию конкретных инструментов для работы в проекте.
    Проверим себя
    Выберите вариант ответа, в котором перечислены этапы работы по PRINCE2
    Не совсем: некоторых из этих стадий не существует в PRINCE2
    Верно
    Не совсем. Из этих стадий в PRINCE2 есть только начало проекта
    Дальше
    Проверить
    Двигаемся дальше
    Что происходит на этапе инициации проекта по PRINCE2?
    Это этап управления
    Это этап производства
    Верно
    Это этап контроля
    Дальше
    Проверить
    Двигаемся дальше
    0
    Работа по PRINCE2 организована так, чтобы Совет всегда был в курсе работы: на этапе подготовки, во время производства продукта и в конце, когда вы вместе подводите итоги.
    Еще раз
    Идем дальше
    SCRUM
    Scrum — классический пример гибкого метода управления проектами. Он несёт в себе много традиционных для Agile элементов контроля за задачами: например, беклог и спринты. Scrum сформулирован в 1986 и считается самым структурированным из гибких методов. Он сочетает в себе высокую степень контроля за процессом, присущую каскадным методам и идею итерационного развития. Scrum — сбалансированное сочетание гибкости и структурированности.

    Если работа строится по Scrum, то задачи распределяются по спринтам — небольшим участкам работы, которые обычно измеряются в неделях. Например, стандартным считается двух- или четырёхнедельный спринт. Благодаря итерационному движению, команде каждый раз приходится расставлять приоритеты. Это помогает удерживать фокус на самом важном и отсекать всё, что не приносит результаты.

    Scrum лучше всего подходит для сравнительно небольших команд — около 7 человек. Если команда будет больше, считается, что на коммуникацию будет уходить слишком много ресурсов. Если меньше — снизится производительность команды.
    Подготовка
    На подготовительном этапе создаётся список всех проектных задач. Затем он распределяется по спринтам таким образом, чтобы в итоге каждого отрезка получится так называемый инкремент продукта — самостоятельная часть проекта. Единственный критерий достаточности работы внутри спринта — это ценность для заказчика. Если в конце недели у команды получается закончить столько задач, чтобы суммарный результат принёс дополнительную ценность заказчику, работа по Scrum выполнена успешно.

    Чтобы убедиться, что проект продолжает отвечать требованиям заказчика, которые могут меняться с течением времени, в начале каждого спринта важность задач оценивают ещё раз. В этом процессе участвует вся команда. В итоге при подготовке к спринту все знакомятся с примерным объёмом работы и сложностью задач. Это помогает быстрее включиться в процесс.

    Допустим, вы завершили проект по тестовому проведению экскурсий. Он прошёл очень успешно: музей предложил вам расширить команду и сделать сайт, чтобы записываться на экскурсии можно было через интернет. Этот проект проще сделать итерациями и работать по Scrum.
    Идем дальше
    Роли
    На подготовительном этапе создаётся список всех проектных задач. Затем он распределяется по спринтам таким образом, чтобы в итоге каждого отрезка получится так называемый инкремент продукта — самостоятельная часть проекта. Единственный критерий достаточности работы внутри спринта — это ценность для заказчика. Если в конце недели у команды получается закончить столько задач, чтобы суммарный результат принёс дополнительную ценность заказчику, работа по Scrum выполнена успешно.

    Чтобы убедиться, что проект продолжает отвечать требованиям заказчика, которые могут меняться с течением времени, в начале каждого спринта важность задач оценивают ещё раз. В этом процессе участвует вся команда. В итоге при подготовке к спринту все знакомятся с примерным объёмом работы и сложностью задач. Это помогает быстрее включиться в процесс.

    Допустим, вы завершили проект по тестовому проведению экскурсий. Он прошёл очень успешно: музей предложил вам расширить команду и сделать сайт, чтобы записываться на экскурсии можно было через интернет. Этот проект проще сделать итерациями и работать по Scrum.
    I
    Scrum Master или Скрам мастер. Это самая важная роль в рамках метода. Главная задача Скрам мастера — улучшать качество работы с помощью решения проблем, повышения комфорта и скорости. Он следит за тем, чтобы все процедуры метода выполнялись правильно. Скрам мастер не руководит проектом, а лишь помогает участникам команды добиваться поставленных задач. Он посредник между внешним миром и командой.
    II
    Product Owner или Владелец продукта. Владелец продукта — это представитель заказчика. Он занимается созданием списка задач, из которого формируется беклог на спринт. Владелец продукта лучше всех знает, что нужно заказчику и какие требования предъявляются к результатам работы. От него зависит, какие задачи уйдут в ближайший спринт.
    III
    Scrum Team или Команда. Это общая роль для всех, кто работает в проекте, кроме Скрам мастеров и Владельцев продукта. Команда должна функционировать как единый организм: беспрепятственно и открыто общаться между собой и иметь доступ к 100% информации по проекту и задачам. Команда отвечает за то, чтобы задачи, запланированные на спринт, были выполнены.

    Дополнительный материал
    Статью о роли Скрам мастера написали в блоге издательства Манн, Иванов и Фербер. Там более детально рассуждают о том, какие задачи решает Скрам мастер и что отличает хорошего мастера от посредственного.
    Чтобы провести подготовку к нашему проекту — сайту с экскурсиями — выберем Скрам мастера и Владельца продукта. Владелец в нашем случае — представитель музея. Например, директор по развитию или маркетингу. Он заказывает у нас сайт и чётко представляет, какие данные нужны от потенциальных посетителей, чтобы выпустить на них билеты: ФИО, возраст, время посещения, название программы. К тому же у него есть понимание о том, как сайт должен выглядеть и работать, чтобы не слишком сильно отличаться от главного сайта музея.

    Вы сами можете занять роль Скрам мастера. Ваша задача на подготовительном этапе — встретиться с представителем от музея и собрать список задач, которые нужно выполнить для создания сайта.
    В дебатном клубе Васе придется занять роль Скрам мастера или Владельца продукта. Это зависит от того, на чем ему захочется сконцентрироваться: на придумывании продукта или на выстраивании командной работы.
    Проверим себя
    Какая длительность спринта по Scrum считается стандартной?
    Это нестандартная длина спринта
    Верно: можно успеть сделать что-то серьезное, но не закончить проект целиком
    Это слишком долго для спринта по Scrum
    Дальше
    Проверить
    Двигаемся дальше
    Какие роли есть во время работы по Scrum?
    Это не роли из Scrum
    Не совсем: в Scrum из этих ролей есть только владелец
    Правильно, это все основные роли
    Совет проекта — это из PRINCE2
    Дальше
    Проверить
    Двигаемся дальше
    0
    У Scrum проще подготовка и меньше ролей, чем в PRINCE2. Как и во всех гибких методологиях, в Scrum главный фокус на том, чтобы быстро начать работать и создать прототип — образ результата.
    Еще раз
    Перейдем к процессу
    Процесс
    Основной процесс по Scrum состоит из 5 основных встреч: упорядочивания беклога, планирования спринта, ежедневных летучек, подведения итогов спринта и ретроспективы спринта.
    1
    Встреча по упорядочиванию бэклога
    Встреча проходит в первый день каждого спринта. На встрече команда обсуждает, что уже было сделано по проекту, что ещё осталось сделать, и принимается решение о приоритетах в задачах. Последнее слово по очередности задач в спринте всегда остаётся за Владельцем продукта.
    2
    Планирование спринта
    Это встреча, на которой команда разбирается, как конкретно они будут достигать поставленных задач. Нагрузку распределяют по участникам и конкретизируют формулировки.
    3
    Ежедневные летучки
    Короткие встречи, которые проходят каждый день в одно и то же время. Обычно летучки занимают не больше 15 минут: участники команды делятся информацией о статусе задач и состоянии проекта. На летучке не обсуждают проблемы и не принимают решения. Если у кого-то возникают вопросы, их обсуждают после летучки, чтобы не тратить время всей команды.
    4
    Подведение итогов спринта
    На этой встрече команда представляет результаты работы всем заинтересованным лицам. Основная задача встречи — убедиться, что продукт спринта соответствует ожиданиям и согласуется с целями проекта.
    5
    Ретроспектива Спринта:
    Проводится сразу после Подведения итогов спринта и до планирования следующего спринта. На этой встрече команда выясняет, насколько чётко и слаженно проходил процесс реализации этапа. Обследованию подвергаются возникшие проблемы в работе, методологии и взаимодействии. Этап позволяет команде провести рефлексию и провести следующий спринт эффективнее.
    Схема процесса работы по Scrum: от списка задач по проекту до результатов
    Разберем на примере
    Составив список задач вместе с Владельцем продукта, вы разбиваете их на спринты. Например, вы выбрали длину спринта в две недели: этого достаточно, чтобы подготовить работоспособную версию сайта. Первый день спринта вы встречаетесь с командой Владельцем продукта, чтобы расставить приоритеты.

    Затем вы проводите отдельную встречу с командой, на которой планируете спринт: распределяете нагрузку и назначаете ответственных. Владелец может не присутствовать на этой встрече: его не обязательно погружать в детали производства сайта.

    На протяжении двух недель вы каждый день тратите 15 утром на обсуждение статуса задач и всего проекта. Если возникают проблемы, вы предлагает участникам собраться после летучки и присутствуете при обсуждениях. Ваша задача — облегчить всем работу и обеспечить комфортные условия. Поэтому вы должны погрузиться в проблему, мешающую команде продвинуться вперёд, и помочь участникам разобраться.

    В конце спринта вы встречаетесь вместе с командой и Владельцем продукта, демонстрируете результат. Владелец решает, получается ли создавать сайт, который нужен музею и насколько хорошо он соответствует техническим требованиям. Если вы отдаляетесь от первоначальных задач, то корректируете задачи на следующий спринт.

    Наконец, вы проводите Ретроспективу спринта. Это командная встреча, на которой вы разбираете, какие проблемы помешали вам работать и что можно сделать, чтобы быть более продуктивными в течение следующих двух недель. Циклы повторяются и спринт за спринтом вы постепенно создаёте сайт, который решает задачи Владельца продукта.
    Преимущества SCRUM
    • Метод помогает достичь «быстрых побед»: получить прототип или рабочую демо-версию результата за короткий срок;
    • Качество коммуникации в команде позволяет преодолеть нехватку компетенций и опыта у отдельных участников за счёт других;
    • Каждый раз работа проходит лучше из-за постоянной рефлексии: в конце спринта команда выделяет проблемные аспекты и работает над ними;
    • Обратную связь от клиентов или заказчиков легко внедрить в любой момент из-за итерационной работы.

    Слабые стороны SCRUM

    • Метод очень требователен к размеру команды и качеству подготовки. Идеальная команда небольшая и кросс-функциональная: все участники разбираются в нескольких областях знаний;
    • Метод требователен к индустрии и продукту: Scrum не подойдёт для стройки или промышленного производства, где важно долгосрочное планирование и предсказуемый результат;
    • Для метода необходим отдельный человек, который следит за выполнением всех ритуалов — Скрам мастер.
    Дополнительный материал
    Посмотрите небольшой ролик российских аниматоров о том, как устроена работа по Scrum. Там коротко показывают роли и ключевые этапы на простых примерах.
    Проверим урок
    Выберите утверждения, в которых содержатся преимущества гибких моделей управления
    Верно. Обратную связь можно учесть после каждой итерации
    Да, это главное преимущество гибких методов
    Верно. Очевидное преимущество любой гибкой модели
    Возможно, в Scrum это именно так, но это не черта всех гибких моделей
    Дальше
    Проверить
    Двигаемся дальше
    Выберите утверждения, которые относятся к методу PRINCE2
    Это относится к PRINCE2
    Нет, это про Scrum
    Верно
    Нет, это про Scrum
    Дальше
    Проверить
    Двигаемся дальше
    Выберите роль, которой не предусмотрено в методе PRINCE2
    Эта роль есть в PRINCE2
    Эта роль есть в PRINCE2
    Эта роль есть в PRINCE2
    Правильно. Такой роли нет.
    Дальше
    Проверить
    Двигаемся дальше
    Что происходит на этапе контроля проекта по PRINCE2?
    Нет, это начало проекта
    Верно
    Это другой этап, управление проектом
    Нет, это управление производством
    Дальше
    Проверить
    Двигаемся дальше
    Выберите утверждения, которые относятся к методу Scrum
    Это относится к PRINCE2
    Нет, это про PRINCE2
    Верно, это про подготовку к работе по Scrum
    Верно, это описание метода
    Дальше
    Проверить
    Двигаемся дальше
    Выберите роль, которой не предусмотрено в методе Scrum
    Эта роль есть в Scrum
    Правильно. Такой роли нет
    Эта роль есть в Scrum
    Эта роль есть в Scrum
    Дальше
    Проверить
    Двигаемся дальше
    Что происходит на встрече Ретроспектива спринта?
    Нет, это упорядочивание беклога
    Нет, это планирование спринта
    Нет, это подведение итогов спринта
    Верно
    Дальше
    Проверить
    Двигаемся дальше
    Выберите утверждения, в которых описаны сильные стороны метода Scrum
    Нет, это про PRINCE2
    Да, это преимущество Scrum
    Верно
    Нет, это про PRINCE2
    Дальше
    Проверить
    Двигаемся дальше
    0
    Поздравляем, вы закончили практический урок по системам управления в команде. Мы познакомились с двумя разными методами контроля: PRINCE2 и Scrum. Они очень разные, например, в первом обязательно создают Совет проекта, во втором — работают итерациями. Но при некоторых допущениях оба метода подойдут для небольших команд.
    Еще раз
    Подведем итог
    Закрепим
    1
    Существуют каскадные и итерационные модели управления проектами, их ещё называют гибкими. Каскадные модели редко применяются в чистом виде: для небольших команд больше подходят комбинированные и итерационные.
    2
    PRINCE2 — комбинированная модель, которая сочетает в себе элементы каскадного подхода с концентрацией на качестве продукта, присущей гибким методологиям.
    3
    Главная роль в модели PRINCE2 — Совет проекта. Он наблюдает за работой, оценивает риски, экономическую целесообразность и надёжность проектных решений.
    4
    Scrum считается самым структурированным из гибких методов. Он сочетает в себе высокую степень контроля за процессом, присущую каскадным методам, и идею итерационного развития.
    5
    Главная роль в модели Scrum — Скрам мастер. Его главная задача — улучшать качество работы команды и скорость решения проблем. Он следит за тем, чтобы все процедуры метода выполнялись правильно и выступает в качестве посредника между внешним миром и командой.
    Чтобы закончить урок, поделитесь рефлексией. Что вам запомнилось? Что будете использовать?
    Практикуйтесь на реальных проектах
    Мы подскажем, куда обратиться, чтобы получить поддержку или найти единомышленников для первого проекта.