КУРС ПО УПРАВЛЕНИЮ ПРОЕКТАМИ
Урок 2. ДЕКОМПОЗИЦИЯ
Чтобы понять, за что взяться в первую очередь, цель нужно разложить на составляющие. В этом уроке покажем, как сделать это правильно.
Цели сформулированы, следующий этап — декомпозиция. В этом урое научим брать ответственность на себя и делить цели на подзадачи. Еще расскажем про метод сценариев: это инструмент, который учит прогнозировать влияние обстоятельств на ход проекта.
Вася призадумался
Вася размышляет о самом важном и о способах его разделить
Вася подумал о своих ценностях и решил, что для него важно быть первым. Он выбирает несколько целей для себя и для проекта. Во-первых, ему хочется сделать клуб чемпионом страны через два года. Параллельно Вася планирует самостоятельно прокачаться в дебатах и быть капитаном команды-чемпиона.

Чтобы понять, насколько реалистично закрыть все цели, Васе придется заняться декомпозицией. То есть, детализировать задачи, которые нужно выполнить, чтобы добраться до результатов, определить последовательность действий и сроки.
Ответственность
Артефакты результатов
Чтобы реализовывать цели, нужно распределить их по исполнителям и убедиться, что они готовы брать на себя ответственность. На практике ответственность за цели — это когда исполнитель сознательно проявляет лидерские качества на протяжении всего срока реализации, честно рассказывает о прогрессе и открыто говорит, если что-то идет не так.

В идеальном мире это значит, что исполнитель готов задержаться на работе, подхватить связанные с целью задачи коллег или подрядчиков, заплатить кому-то из своего кармана, проявить инициативу в исправлении ошибок, не спать последнюю ночь перед сдачей вместе с командой. При этом, ответственный исполнитель не будет сбрасывать вину за других и винить внешние обстоятельства. Взял ответственность — надо делать.

В одиночной работе все ровно так же. Если вы в проекте сами по себе, лучше подкрепить срок для цели какой-то формой отчета. Например, артефактом, который подтвердит, что цель достигнута. С помощью артефактов удобно контролировать исполнение целей и стимулировать себя закрыть всё, за что взяли ответственность.
Цель без формы отчета
Провести мероприятие дебатного клуба.
Цель с артефактом
Провести мероприятие дебатного клуба. Снять видеоотчёт и выложить его в группе.
Написать стратегию развития.
Написать стратегию развития. Загрузить на Гуглдиск документ в формате Word не позднее 23:30 21 февраля.
Ответственность за цель — единственная гарантия выполнения.
Личное vs проектное
В прошлом уроке мы научились определять точку А, в нее входили планы по развитию и профессиональному росту на проекте. Это полезная практика, она помогает структурировать свою работу и не брать на себя лишнего. Но если вы в проекте в одиночку, то старайтесь не спутать личные цели и цели проекта.
Личное
Стать лучшим переговорщиком в городе
Цель с артефактом
Вывести клуб дебатов на первое место в городе
Распишите личные и проектные цели и посмотрите, где есть опасные пересечения, где цели похожи между собой, но требуют взаимоисключающих усилий. Например, «найти работу в консалтинге» и «увеличить команду проекта до трёх человек» это цели, которых не получится достичь одновременно: работа отнимет слишком много времени. Возможно, частью личных целей придется жертвовать ради того, чтобы не отвлекаться от приоритетов проекта. Или наоборот, личных целей прибавиться, если станет очевидно, что для проектных целей нужно срочно развивать новые компетенции.

В спорных ситуациях «сначала платите себе». Например, если в проекте стоит задача «увеличить приток заявок из социальных сетей на 50% за следующий год» вы единственный берете за неё ответственность, убедитесь, что вам хватит компетенций. Предусмотрите в личных целях развитие нужных навыков раньше, чем возьметесь за проектные.
Элементы, необходимые для выполнения цели. Без ответственности не будет крайних, без компетенций крайние не смогут довести дело до конца.
Если вы берете ответственность, убедитесь, что вы представляете себе результат и имеете (сможете набрать) компетенции для его достижения.
Декомпозиция
Дерево целей
Декомпозиция целей помогает разделить обязанности в команде и распределить нагрузку. Но в одиночном проекте без декомпозиции тоже не обойтись. Разложив амбициозные цели на задачи поменьше, получится четче выставить сроки и предотвратить приступы прокрастинации: за меньшее браться всегда легче. Цели, которые получатся после декомпозиции, надо распределить по приоритетности и добавить к ним список необходимых ресурсов.

Декомпозиция кажется сложным термином, но на самом деле мы занимаемся ей каждый день. Например, планируя сложный маршрут, в котором будут пересадки между разными видами транспорта, или создавая список покупок для сложного рецепта.
Главная цель декомпозиции — превратить цель в список действий и расставить их в логичной последовательности.
При декомпозиции помогает визуализация. Самый простой способ — «дерево целей». Большие цели в самом низу, они делятся на несколько задач первого уровня, те, в свою очередь, на несколько задач второго уровня. И так пока не дойдете до самых простых действий — листьев дерева. Например, назначить встречу, изучить тему, написать письмо, подготовить презентацию. Любой из задач и целей на дереве можно присвоить срок, сохранить получившуюся схему, распечатать и повесить себе перед глазами.
Схема декомпозиции в виде дерева целей. Идем снизу вверх: от больших целей к задачам
Детальная декомпозиция не помешает, если вы впервые занимаетесь проектной работой. Но, скорее всего, будет достаточно подготовить дерево из 3–4 уровней, всё остальное уже будет очевидно. Идите от общего к частному и ориентируйтесь на три правила:
I
Цели более высокого уровня всегда закрываются перед целями более низкого уровня. Проследите, чтобы сроки были выставлены корректно.
II
Цели одного уровня схожи по сложности. Постарайтесь, чтобы разбивка уровней внутри каждой цели была однородной. Если для какой-то цели на третьем уровне нужно подготовить презентацию, в для другой цели — провести мероприятие на 300 человек, по такому дереву целей будет сложно ориентироваться.
III
Все подцели напрямую ведут к цели. Старайтесь не создавать себе лишней работы во время декомпозиции. Выделяйте только те подцели, которые ведут вас дальше.
Дерево целей помогает следить за скоростью продвижения по проекту. Если для одной цели вы уже на втором уровне, а для другой — ещё на четвёртом, где-то возникли проблемы. Возможно, вам не хватает времени и ресурсов, чтобы двигаться однородно или какие-то цели были декомпозированы слишком подробно.
MECE
Полезный инструмент, который поможет избежать логических ошибок в декомпозиции — проверка целей и подцелей на MECE. Это аббревиатура, Mutually Exclusive and Collectively Exhaustive, обычно переводится «взаимно исключающие, совместно исчерпывающие», русская аббревиатура — ВИСИ. Принцип ВИСИ предполагает, что элементы в системе не перекрываются между собой и при этом охватывают работу всей системы.
Принцип придумала Барбара Минто, консультант МакКинзи. На её сайте есть ещё инструменты для проектного менеджмента.
В списке продуктов для рецепта по ВИСИ нет ни повторяющихся элементов, ни пропусков. В декомпозиции целей по ВИСИ выписаны все необходимые подцели и между ними нет пересечений. Если проверять себя по этому принципу, в декомпозиции не будет логических ошибок, и подцели одного уровня не будут накладываться друг на друга.
Сценарии
Цели существуют не в вакууме, они меняются под влиянием обстоятельств. Чтобы создать устойчивую модель целей, проработайте дерево целей на насколько сценариев. Анализ сценариев — научный метод, который используют для риск-менеджмента, прогнозирования и экономических исследований.

Например, при запуске новых продуктов в компании, отдел стратегии готовит несколько прогнозов по выручке, в каждом делают разные предположения о изменениях внешней среды. В одном — прогноз выручки в случае успеха рекламной кампании. В другом — прогноз в случае выхода на рынок мощного конкурента, который отбирает 20% рынка.
Попробуйте предугадать обстоятельства и подготовить план изменения своих целей. Достаточно начать с проработки трёх сценариев: худший, средний и лучший.
В рамках урока мы разберем базовые принципы сценарного анализа. Он поможет сделать несколько версий декомпозиции и сделает систему целеполагания более устойчивой. Процесс строится так:
Определите, какие внешние изменения учитывать
Составьте список из изменений, которые не зависят от вашей работы, но повлияют на результат проекта. Это могут быть:
☞ изменения среды: новые технологии или законы
☞ неожиданные потребности со стороны клиентов, аудитории или стейкхолдеров
☞ действия конкурирующих проектов
Определите, какие изменения от ваших решений учитывать
Продумайте, какие важные решения в рамках вашей работы над проектом имеют прогнозируемые весомые последствия. Например, представьте, что вы не достигли какой-то цели или отказались от неё.
☞ что произойдет в проекте?
☞ насколько важны эти последствия?
Ранжируйте изменения по значимости и по вероятности наступления
☞ оцените все изменения по влиянию на результат проекта, например, от 1 до 5.
☞ оцените вероятности их наступления. Ставьте 5, если почти уверены, что изменение произойдёт.
Выделите 2–3 сценария и придумайте им звучные названия
Если у вас получилось много групп, возьмите дальше самые логичные или наиболее влияющие на результат. Сформулируйте, что объединяет изменения в этих группах и назовите так сценарий.
☞ например, изменения из предыдущего пункта складываются в сценарий «У клуба конфликт с администрацией». Классический подход — выделить 3 сценария: самый плохой, средний и самый хороший.
Продумайте, как изменить декомпозицию для каждого из сценариев
Возможно, в худшем сценарии несколько второстепенных целей придётся отложить или отодвинуть по сроку.
1
Стимулируйте ответственность за цели через артефакты результатов
2
Разделяйте личные и проектные цели: сначала «платите себе» и наращивайте компетенции, потом — применяйте их в проектах
3
Декомпозируйте цели и визуализируйте результат, например, через дерево целей
4
Старайтесь декомпозировать цели по ВИСИ, так будет меньше логических ошибок
5
Исользуйте анализ сценариев, чтобы создать несколько версий декомпозиции под разные обстоятельства