КУРС ПО УПРАВЛЕНИЮ ПРОЕКТАМИ
Урок 1. ЦелеполаганиЕ
Проект начинается с правильно поставленных целей. Учимся определять, где мы находимся сейчас и как определить желаемый результат, чтобы не сбиться в пути.
В первом занятии курса по управлению проектами мы поговорим о постановке целей. Научим описывать текущее состояние и амбициозно формулировать задачи на будущее. Мы сконцентрируемся на индивидуальной работе: представим, что вы — вся команда проекта. У вас полный креативный контроль и ответственность за решения.
Знакомьтесь, Вася
Вася мечтает о насыщенной студенческой жизни
Вася поступил на первый курс в один из университетов Москвы. Он предвкушает насыщенную студенческую жизнь, но хочет не только успевать учиться, но и делать что-то полезное.

Пока Вася учился в школе, его очень интересовала тема переговоров. Он узнал, что во многих университетах есть клубы дебатов, где студенты учатся отстаивать свои интересы, договариваться и добираться до истины через диалог.

В Васином университете такого клуба нет. Но от старших товарищей он узнал, что студенты сами могут организовывать клубы, если у них есть время и желание. Вася решил рискнуть.

Васе хочется всё и сразу: договориться с администрацией института, найти площадку, создать методологию обучения, провести рекламу по вузу и набрать участников. Будет здорово открывать филиалы в других вузах и возить команду на соревнования. В конце концов, заниматься развитием культуры дебатов в России.
О целях
Изменение состояния
Интуитивно кажется, что цель — это описание предмета или достижение результата, которым вы будете довольны. «Заработать миллион долларов» — это тоже цель, результат в ней — миллион долларов, он вам нравится. Но это неудачная цель, потому что она не отражает, как изменится ваше состояние после её достижения.
Допустим, к 55 годам у вас на банковском счету накапливается миллион долларов. Если вы не знаете, как потратить его или заставить приносить доход, сумма в миллион ничем не отличается от суммы в двести тысяч. Словом, цель достигнута, но ваша жизнь никак не поменялась: на счету всегда были какие-то деньги, просто теперь там ровная сумма.
Абстрактная хотелка
Купить пятикомнатную квартиру, когда вырасту
Изменение состояния
Улучшить качество жизни — владеть собственным жильём на 150 м² через 20 лет.
Цель — это про изменение состояния, а не абстрактную сущность
Мы склонны переоценивать то, что можно сделать за неделю и недооценивать то, что можно сделать за год. Это происходит из-за особенностей нашего мышления. Подобные несовершенства не позволяют нам ставить цели интуитивно. Разберемся, как правильно подойти к процессу целеполагания, исходя из наших знаний об анатомии мозга. В голове соседствуют три системы:
☞ Первая система — «рептильный» мозг, состоящий из мозжечка и стволовой части. Он отвечает за инстинкты, дыхание, сердцебиение. Все жизненно необходимое, что не требует нашего сознательного контроля. Система не учится и не делает ничего нового, просто сохраняет нам жизнь. Она не поможет нам грамотно ставить цели.

☞ Второй мозг — это лимбическая система, она отвечает за наши ощущения и животные рефлексы. Благодаря этой системе мы ощущаем сытость или голод, желание защищаться или нападать. Эта «умнее» рептильной, но руководствуется примитивными чувствами: удовольствие, боль, страх. Распознавая опасность, система дает телу команды «драться» или «бежать». Мышцы напрягаются, кровяное давление повышается, происходит выброс гормонов стресса: организм готовиться биться насмерть или бежать со всех ног.

☞ Третий мозг — неокортекс, самая «умная» система. Она отличает людей от животных и отвечает за всё самое сложное: мыслительные процесс, абстрактное мышление, речь и слух.
На самом деле даже у рептилий есть зачатки неокортекса, а лимбическая система есть у всех млекопитающих. Но такое упрощенное разделение хорошо показывает, как разные системы могут независимо влиять на наши действия и решения.
☞ Первая система — «рептильный» мозг, состоящий из мозжечка и стволовой части. Он отвечает за инстинкты, дыхание, сердцебиение. Все жизненно необходимое, что не требует нашего сознательного контроля. Система не учится и не делает ничего нового, просто сохраняет нам жизнь. Она не поможет нам грамотно ставить цели.

☞ Второй мозг — это лимбическая система, она отвечает за наши ощущения и животные рефлексы. Благодаря этой системе мы ощущаем сытость или голод, желание защищаться или нападать. Эта «умнее» рептильной, но руководствуется примитивными чувствами: удовольствие, боль, страх. Распознавая опасность, система дает телу команды «драться» или «бежать». Мышцы напрягаются, кровяное давление повышается, происходит выброс гормонов стресса: организм готовиться биться насмерть или бежать со всех ног.

☞ Третий мозг — неокортекс, самая «умная» система. Она отличает людей от животных и отвечает за всё самое сложное: мыслительные процесс, абстрактное мышление, речь и слух.
Чтобы сформулировать крутую цель, над которой захочется работать, надо включать обе «умные» системы. С помощью рационального неокортекса мы задумываемся о текущем состоянии и изменениях, которые хотим получить. Эмоциональный лимбический мозг при этом прежде всего беспокоится о нашем удовольствии и безопасности. Если цели неокортекса прозвучат для него слишком пугающе, он помешает работе: вселит страх и неуверенность, заставит откладывать на потом. Чтобы мозг не саботировал собственные решения, добавьте как можно больше позитивного в целевое изменение.
Неподъёмная цель
Установить рекорд мира в беге на 100 метров за следующий год
Позитивное изменение
Выйти на беговую тренировку 80 раз за следующие 6 месяцев
В цели должна быть польза и амбициозность, но не стоит забывать про здравый смысл
Точка А
Изменение предполагает начало и конец, назовём их точка, А и точка Б — состояние сейчас и состояние после достижения цели. Оба состояния нужно подробно описать, чтобы понять, какие изменения должны произойти, и грамотно сформулировать цели.
В нашем случае точка, А — это текущие ресурсы и понимание проекта. Выложите на бумагу все мысли и концепции, которые у вас есть. Определитесь с временными ресурсами, ценностями и миссией проекта. Подумайте, чему бы вы хотели научиться во время проекта, с какими результатами выйти из него или завершить.
Слабая точка А
Хочу открыть дебатный клуб, сейчас ничего нет. Думаю, у меня будет время на выходных.
Хорошая точка А
Есть идея дебатного клуба — это организация, которая учит ораторскому искусству и готовит команды к соревнованиям. Наша миссия — развивать культуру дебатов в России. Делая проект, я хочу познакомиться с кучей интересных людей, вместе чему-то научиться, прокачаться как менеджер проектов. У меня есть три свободных вечера в неделю и выходные, итого где-то 20 часов в ближайшие полгода.
Миссия
Миссия описывает глобальные изменения, которых добиваются в организации. В коммерческих компаниях она связана с полезным действием продуктов или услуг. Например, в «Спортмастере» хотят «сделать спорт доступным», в «Ленте» — «помочь людям в России жили лучше и богаче, сохраняя свои деньги каждый день», в «Леруа Мерлен» — «сделать ремонт и обустройство своего дома доступным для каждого».
У некоммерческих организаций миссия напрямую связана с главными целями работы. Например, фонд «Подари жизнь» формулирует миссию так: «…сделать всё возможное, чтобы каждая семья в больнице чувствовала поддержку и заботу о себе. И мы делимся душевным теплом, любовью и нашими талантами, чтобы воодушевить пациента на выздоровление и вернуть ему радость жизни».
Миссия — это самый верхний уровень задач, она определяет философию работы и опирается на ваши ценности.
Попробуйте продумать миссию вашего проекта, прежде чем определяться с целями работы. Несколько опорных вопросов:

☞ Как ваш проект меняет мир? Какую несёт пользу?
☞ Почему другим людям будет важно работать над проектом?
☞ Чем ваш проект будет интересен инвесторам или государству? Почему его нужно поддержать?
Миссия Apple: «Обеспечить студентов, педагогов, творческих профессионалов по всему миру лучшими персональными компьютерами благодаря использованию инновационных решений»
Саморазвитие
Не существует идеального времени и набора компетенций, чтобы начать работу над проектом. Не ждите, пока у вас будет достаточно опыта и знаний. Работайте над целями и задачами, расставляйте приоритеты, двигайтесь по чуть-чуть. Если в точке, А у вас не хватает компетенций для реализации миссии — это нормально, значит есть горизонт для роста.
Воспринимайте работу в проекте как обоюдное взаимодействие: вы работаете и двигаете проект вперёд, а задачи проекта учат вас.
Задумайтесь о том, как ваша работа должна изменить вас. Какие компетенции необходимо нарастить, чтобы довести проект до конца и какие маркеры дадут вам понять, что вы изменились. Несколько опорных вопросов:
I
Что из необходимого для текущей работы вы пока не умеете? В каких областях лежат точки роста?
II
Какие у вас сильные стороны на момент старта? Как можно выстроить работу над проектом, чтобы их усилить?
III
Как изменится ваша роль в проекте через месяц, через полгода или год?
IV
Какой критический для работы набор компетенций потребуется вам в следующей роли?
Точка Б
Вы оценили ресурсы и продумали верхний уровень изменений. Перейдём к точке Б: здесь нужно описать состояние, к которому должен прийти проект через определенный срок. Точка Б для бизнеса или предпринимателя — это чаще всего рост денежного показателя: выручки, прибыли, доходности.
Если в вашем проекте нет финансовых целей или деньги — не показатель эффективной работы, нужно подобрать для целей другие метрики. Проще всего оттолкнуться от чужого опыта: изучите уровень развития похожих проектов в России и за рубежом или запросите экспертное мнение. Поработайте с аудиторией: спросите у целевых клиентов или участников, каким они видят развитие проекта через год, какой ценности им не хватает, что для них самое важное, а что кажется ненужным.
Для нашего случая подойдет анализ дебатных клубов других университетов. В качестве метрик можно взять наличие наград на дебатных соревнованиях, количество подписчиков в социальных сетях, количество мероприятий и занятий в месяц. У будущих участников дебатного клуба — студентов — можно спросить, сколько раз в неделю они готовы ходить на занятия или каких спикеров им было бы интересно послушать.
Точка Б наугад
Звучит разумно проводить по два мероприятия в неделю и иметь 25 000 подписчиков в первый год.

Кроме соревновательной команды потребуется команда поддержки на 10 человек: дизайнеры, редакторы, SMM-щики, методологи.
Проработанная точка Б
Я изучил 10 примеров дебат-клубов. За год они собирают команду для соревнований из 5 человек и привлекают в районе 1000 подписчиков в социальных сетях.

Первый год работают 2−3 волонтёра: кто-то ведёт соц сети, кто-то ищет спикеров на занятия.
Вызов
Существует понятие зоны комфорта, это область жизненного пространства, где вы чувствуете себя безопасно и уверенно. Это может быть как физически существующее место, так и психологическое состояние, контекст. Например, вы выбираете зону комфорта, когда остаетесь сидеть дома за компьютером, а не идете на вечернюю пробежку. Ещё вам комфортно решать задачи, которые уже встречали. Например, вы в зоне комфорта, если делаете себе яичницу на завтрак, а не яйцо пашот.
Выход из зоны комфорта — полезная психологическая практика: в новых контекстах вы быстрее учитесь и развиваетесь.
Качественная цель тоже лежит за пределами зоны комфорта. Чем амбициознее она будет звучать, тем лучше: покорить Эверест — достижение на всю жизнь, покорить Эльбрус — будни альпиниста-любителя. Постарайтесь оттолкнуться от ориентиров, но нащупать точку Б за пределами комфортного контекста. Есть несколько способов добавить амбициозности в проектные цели:
Добавьте к ориентирам 20%
Вместо 1000 подписчиков за год поставьте цель в 1200 подписчиков за год
Масштабируйте процессы и стройте системы
Вместо «Каждый месяц находить по 3 волонтёра на проект» → «Выстроить систему, в которой волонтеры сами ищут себе замену»
Ищите новую аудиторию
Создать дебатный клуб для экономического факультета → Привлечь в дебатный клуб хотя бы по 5 студентов с каждого из факультетов
Слева все аспекты продуманной точки А, справа — точки Б.
Формализация
Мечта и цель
Цель отличается от мечты, обещания и желания степенью формализации. Если вы беретесь за проект, задумайтесь о системном подходе к целям: фиксируйте их, ставьте сроки и держите на виду. В идеальной системе цели иногда пересматриваются и корректируются, например, раз в месяц. Это необходимо, чтобы проект был гибким и адаптировался под изменение обстоятельств, приоритетов и ресурсов.
Ничего никогда не идет по плану. Через месяц у вас изменится точка, А и прибавится опыта, поэтому будет разумным пересмотреть точку Б. Учитывайте всю новую информацию и анализируйте опыт проектов, которые развиваются в вашей среде. Для бизнеса это рынок и законодательство, для нашей ситуации это студенческое сообщество университета и правила работы студенческих организаций.
Главный критерий адекватности цели — соответствие миссии проекта и создание ценности для аудитории.
Если через три месяца существования дебатного клуба станет понятно, что основная ценность проекта — это постоянная тусовка активных ребят, которым интересно учиться и работать вместе, пересмотрите цели и усиливайте работу с сообществом.
Если главной ценностью проекта станет соревновательных дух на учебных дебатах, за которыми следит весь институт, зафиксируйте в целях «почаще проводить открытые учебные дебаты». Возможен обратный сценарий: если активности в социальных сетях не дают притока участников в команду клуба, пересмотрите цели по количеству подписчиков.
Общая схема по целеполаганию, идем снизу вверх. Обратите внимание, что цели определяют реализацию. Ценности и миссия проекта на первом месте, а результат — на последнем.
SMART
SMART (с англ. умный, сообразительный) — это аббревиатура, которая помогает запомнить все элементы удачной формулировки цели. Аббревиатуру придумали проектные менеджеры в США в конце прошлого века. Сегодня ставить цели по SMART — общепринятая практика, она подойдёт и для личного, и для проектного.
Выдержки из научной работы 1981 года, в которой Джордж Доран расписывает принципы SMART-целей
S значит Specific — конкретная, определенная.
Конкретность подразумевает однозначность результата. Пишите так, чтобы всем, кто работает в проекте было понятно, что имеется в виду. Чем конкретнее цель, тем проще её объяснить, обсудить или поменять. Сформулировать конкретную цель помогут наводящие вопросы:
Какой результат я жду в точке Б?
Кто вовлечен в выполнение цели?
Существуют ли ограничения или дополнительные условия, которые необходимы для достижения цели?
S
M значит Measurable — измеримая.
Цель по SMART должна быть измеримой. Выбирайте конкретные критерии, которые подскажут, что цель достигнута. Часто для целей берут не одно значение, а целый интервал. Ответьте на вопросы:
☞ Какой показатель будет говорить о том, что цель достигнута?
☞ Почему именно он? Какие есть альтернативы?
☞ Какое значение показателя я жду в точке Б? Нужно ли использовать интервал значений?
M
A значит Achievable или Attainable — достижимая.
Достижимость не отменяет амбициозности. Выдерживайте баланс между объективно доступным и невозможным. Если вы не уверены в том, насколько достижимы ваши цели, проконсультируйтесь с теми, кто развивает похожие проекты. Несколько наводящих вопросов:
☞ На какие ориентиры вы опирались, выставляя ожидания по результатам?
☞ С помощью каких дополнительных ориентиров можно скорректировать ожидания?
A
R значит Relevant или Realistic — релевантная или реалистичная.
Цель должна быть релевантной относительно миссии проекта и ценности, которую он несёт. Чтобы проверить релевантность, ответьте на вопросы:
☞ Какие выгоды проекту даст достижение цели?
☞ Какую пользу для аудитории проекта несет достижение цели?
R
T значит Time-bound — ограниченная по времени.
Цель по SMART должна быть привязана к сроку. Запомните цели, которым вы не можете поставить срок и попробуйте перевести их на этаж выше — в миссию или на этаж ниже — в задачи.
T
1
Воспринимайте цели не как результат, а как изменение состояния.
2
Подкрепляйте сложные цели позитивными эмоциями.
3
Начните строить цели с описания текущего состояния: определитесь с пользой и миссией проекта, с временными ресурсами.
4
Подумайте, чему бы вы хотели научиться во время проекта: какие у вас сильные стороны, какие точки роста.
5
Выберете ориентиры — опыт похожих проектов, экспертное мнение — и добавьте амбиций.
6
Зафиксируйте цели на бумаге, ориентируйтесь на SMART-подход. Проверяйте их состоятельность каждый месяц.